Anna Tjumina

“Ons vak heeft nooit stilgestaan en zal ook zeker niet verdwijnen. Want een app kan nooit een behoefte, humeur of urgentie inschatten, of een verband leggen dat er eerst niet was. En geen mens valt in een app te programmeren. Inderdaad, als je als assistent echt impact wilt maken en jezelf als onvervangbaar positioneren, dan moet je betrokken zijn. En dat moet je vooral zichtbaar maken.

Maak het je prioriteit om mensen die je ondersteunt door en door te leren kennen en te weten hoe je bedrijf werkt. Laat van je je horen, want wij zien vaak dingen die anderen niet zien. Niet wachten totdat het je gevraagd wordt. Veel ondersteuners zijn stil, te veel met uitvoering bezig. Het pluspunt van al dat werk, is dat we vaak meer weten dan anderen, alleen weten we vaak niet wat we ermee kunnen. Een lesje ‘skills marketing’ zou niet misstaan. En natuurlijk personal branding.

Een naar gevolg van de app-rage in ons vak is dat het ons onzeker maakt en dat is onterecht, maar vooral onnodig. Laat je horen, etaleer je skills en toon je betrokkenheid. Mijn boodschap: er is niets om bang voor te zijn. Laat ons maar zelf met apps komen die het saaie werk overnemen. We kunnen zoveel meer binnen bedrijven doen!”

Gwennie Benjamins

“Mijn vaders opmerking toen ik vertelde dat ik bij de rechtspraak ging werken – ‘Als ambtenaar zit je altijd goed. Je kunt daar met gemak tot je pensioen zitten!’ – is echt achterhaald. Ook bij de overheid moeten we inkrimpen, vernieuwen, alert blijven op ontwikkelingen en zijn we echt niet meer verzekerd van een stoel tot ons pensioen.

Het zou niet zo slim zijn als ik daar de ogen voor zou sluiten, denk ik.

In mijn functioneringsgesprek staan mijn leidinggevende en ik dus ieder jaar even stil bij de vraag op welk vlak en hoe ik me wil en kan ontwikkelen in het komende jaar. Ook out-of-the-box denken hoort hierbij. Dus niet: hoe kan ik beter notuleren? Maar: wat vind ik leuk? Waar ligt mijn kracht? Hoe kan ik dit inzetten binnen mijn dagelijkse werkzaamheden?

Wij hebben het geluk dat we een ontzettend leuke coach hebben bij onze rechtbank, die prikt, uitdaagt en je aan het denken zet. Als je voor jezelf de knop omzet en je je realiseert dat een coach er niet is om je de deur uit te werken, maar je juist helpt om binnen je eigen werkzaamheden iets extra’s toe te voegen, kan het alleen maar een win-winsituatie opleveren. Ik gun iedere organisatie zo’n coach, want ik weet zeker dat niet alleen de organisatie maar ook de managementassistente hier de (zoete) vruchten van plukt!”

Nicole van Dortmont

“Als managementondersteuner merk ik al jaren dat mijn rol aan het veranderen is, en dat niemand meer zit te wachten op een afwachtende, uitvoerende en operationele secretaresse. Die tijd is voorbij.

Maar is dat erg? Nee! Omarm de digitalisering en de nieuwe manier van werken. Het maakt onze rol alleen maar leuker. Zorg dat je op de hoogte bent van de nieuwe ontwikkelingen en technologieën, lees je in, praat met betrokkenen en verbreed je kennis. Door het gebruik van de smartphone, declaratie-apps, reisboekingsapps et cetera, word je werk zoveel makkelijker. En zo blijft er tijd over voor de ondersteuning van je manager. En dat is waar het werkelijk om draait. Ondersteuning die verder gaat dan administratief en uitvoerend. Ga de diepte in en blijf je manager een stapje voor. Hiermee help je hem of haar echt.

Word die geëngageerde medewerker, wees degene die processen en mensen in beweging krijgt en dingen voor elkaar krijgt. Zo stijgt je toegevoegde waarde voor je organisatie en collega’s.

Ontwikkel ook je soft skills. Die stellen je in staat succesvoller en waardevoller te worden in combinatie met je hard skills. Hierdoor word je die gewaardeerde collega op wie men kan rekenen, en niet alleen maar omdat je hun vliegticket boekt of post-its op voorraad hebt.

Op deze manier kun je laten zien dat de managementondersteuner ook in de toekomst onmisbaar blijft.”

Christine Stolk

Automatisering geen bedreiging maar kans
Christine ziet automatisering niet als een bedreiging maar als een kans om meer inhoudelijke taken naar zich toe te trekken. “Als ondersteuner heb je vaak contact met veel afdelingen en zie je goed het perspectief van het grotere geheel. Daardoor weet je wat wel of niet werkt en kun je de link leggen met wat wel of niet nodig is in een nieuw systeem.”

‘Ik weet dat er behoefte is aan een logische structuur’
Ook toen Office 365 was geïmplementeerd, kwamen er nog vragen van medewerkers. “Omdat ik weet waarom er voor het systeem is gekozen en wat de voordelen zijn, kan ik daar onderbouwd op reageren. Het werken met Office 365, dat zich met name op de gebruiker richt, heeft natuurlijk consequenties voor de digitale mappenstructuren. Het principe van Office 365 is dat de verantwoordelijkheid voor de inrichting en documentbeheer lager in de organisatie ligt. Met mijn kennis van wat er speelt op de werkvloer weet ik dat er óók behoefte is aan een logische structuur. Ik houd hier rekening mee door enerzijds logica aan te brengen, in de vorm van vaste mappen, en anderzijds collega’s de vrije hand te geven om hun eigen omgeving in te richten volgens het Office 365-principe.”

Ze initieerde ook de omslag naar digitaal agendabeheer
Vorig jaar was Christine ook al betrokken bij de omslag van papieren agenda’s – waar de collega’s nogal aan gehecht waren – naar agendabeheer in Outlook. Sterker, zij was degene die de uniforme werkwijze daarvoor heeft opgesteld.

“Tegen zo’n verandering kun je je verzetten, maar dat kost alleen maar energie. Als managementondersteuner heb je meer capaciteiten dan alleen plannen, dus ik vind het juist leuk als ik kan besparen op agendabeheer en me meer inhoudelijk kan inzetten, zoals voor het Office 365-project. Eerst hield mijn manager zich daarmee bezig, maar nu verwijst hij mensen met vragen door naar mij en verwacht hij dat ik die oplos. Hij ziet mij als expert daarin.”

Christine vindt het dus een win-winsituatie. “Ik werk meer inhoudelijk en word breder inzetbaar en mijn manager houdt tijd over die hij kan besteden aan klanten.”