Als secretaresse is ‘de waan van de dag’ jouw dagelijkse realiteit. Het verschilt per organisatie, maar je kunt gerust stellen dat de hoeveelheid ad-hoctaken van een ondersteuner al sinds jaar en dag groter is dan die van een gemiddelde andere medewerker. Wat is er anno 2018 anders? Vier trends nader bekeken, met de bijbehorende valkuilen én tips hoe je er wél slim op kunt inspelen.

Trend 1:

Scheiding werk en privé vager dan ooit

Werkgerelateerde informatie belandt steeds vaker via een digitale weg bij mensen, bijvoorbeeld via e-mail, of is alleen maar via een computer te raadplegen.

We zijn ‘always on’, lijkt het wel – in elk geval is de drempel laag om ook thuis op de bank nog ‘even’ je mail te checken of een telefoontje te beantwoorden.

Werktijden zijn bij veel organisaties daarmee ook minder vast geworden; vaak kun je beginnen en eindigen in een bepaalde bloktijd. Thuiswerken wordt ook steeds gewoner, hoewel lang niet altijd voor een secretaresse. Maar: je leidinggevende en collega’s voelen geen barrière om op elk moment van de dag een vraag of verzoek jouw kant op te schieten.

Valkuil 1:

Vage grenzen

Maar pas op, niet iedereen werkt even makkelijk of prettig met dergelijke vage grenzen. Het betekent namelijk ook dat je zelf het evenwicht in de gaten moet houden: hoe vaak word je gebeld op je niet-werkdag? Was dat allemaal wel zo nodig?

Als je thuis aandacht besteedt aan je werk, zorgt dat er automatisch ook voor dat er minder aandacht gaat naar de mensen thuis en in je directe omgeving. Of je nu vijf kinderen onder de acht of twee tieners hebt, samenwoont zonder kinderen of alleen een goudvis hebt; het is nodig dat je afschakelt en bijtankt. Je sociale kring buiten het werk verdient ook aandacht. Nee zeggen dus, tegen werkzaken die niet noodzakelijk nú moeten.

Trend 2:

Papier verliest het steeds meer van digitaal

Van clean desk tot clear screen: onze werkomgeving wordt steeds digitaler. Papierloos je werk uitvoeren blijft een illusie, maar papierarm werken is wel een universele ambitie van organisaties in de 21e eeuw.

Hoewel je bij vergaderingen notuleert met de laptop, ben je nog steeds fan van dat blauwe to do-blocnote. Je acties komen daarop terecht en je streept door wat gedaan is. Je ziet om je heen collega’s jongleren met een Outlook-takenlijst en een productiviteitsapp, en twijfelt of jouw aanpak niet hopeloos achterhaald is.

Valkuil 2:

Papier blijft terugkeren

Binnen het MT is er altijd minstens één persoon die dolgraag de stukken geprint wil krijgen, in plaats van via iBabs of e-mail. Dus papier blijft linksom of rechtsom terugkeren.

Hoe verder digitaal werken van je eigen stijl af ligt, hoe lastiger het wordt: voor je het weet puilt je mailbox uit van de rode vlaggetjes, overzie je je taken niet meer omdat die nieuwe to do-app toch wel heel complex is en durf je alleen nog maar te printen als er niemand bij de printer staat.

Trend 3:

Bereikbaar zijn is de nieuwe norm (in elk geval per mail)

Zo lang er internet is, ben jij bereikbaar per mail. Toch? Alleen holbewoners of alternatievelingen die de digitale detox nastreven sluiten zich af van de normale zakelijke communicatiekanalen. Op e-mail antwoord je bij voorkeur hetzelfde dagdeel nog, en een vraag of verzoek handel je af binnen 24 uur, of misschien zelfs wel dezelfde dag. Toch?

Met het snel beantwoorden en oplossen van vragen per mail bereik je twee heerlijke dingen: je maakt een ander blij en je geeft jezelf een kleine endorfinestoot – check, afgevinkt, klaar, door naar de volgende.

Je hebt immers een dienstverlenende instelling en het hoort bij je functie om bereikbaar te zijn voor de mensen die jou nodig hebben. Of niet?

Valkuil 3:

Mail is leidend

Maar pas op, voor je het weet is er een cultuur ontstaan waarin het onbestaanbaar is dat een e-mail even moet wachten op antwoord. Dat je wekelijks door het MT-overleg twee uur niet op je plek zit is al héél lastig voor veeleisende collega’s – en steeds vaker staan mensen een kwartier nadat ze je een e-mail stuurden naast je bureau: “Heb je mijn mail gelezen?”

Je durft je inbox geen moment af te sluiten en bent dolblij met die twee beeldschermen die je sinds een tijdje hebt, zodat je in elk geval op je rechterscherm nog met andere dingen bezig kan zijn, terwijl je vluchtige blikken naar links werpt. Hoorde je daar nu een ‘ping’? Het zweet breekt je uit, want die notulen moeten ook af….

Trend 4:

Versnippering in werkplekken en taken

Doordat steeds meer organisaties tijd- en plaatsonafhankelijk werken zijn de meeste mensen niet meer op een vaste plek te vinden. Afgezien van sommige ‘ankerfuncties’, zoals de receptie, IT-servicedesk en soms ook secretaresses, zwerven jij en je collega’s door één of meer panden.

Communicatie vindt voor een groot deel digitaal of telefonisch plaats en samenwerken is steeds meer ook afdelingoverstijgend. Zelf bied je voor een aantal projecten ook ondersteuning en je hebt voor sommige projecten zelfs een rol die deels inhoudelijk is.

Valkuil 4:

Samenhang ontbreekt

Maar pas op, rond dwarrelende teams verliezen al snel de samenhang. Ze staan niet bij hetzelfde koffieapparaat en tekenen niet dezelfde beterschapskaart voor een collega. Als je het overzicht op projecten vooral virtueel en in spreadsheets monitort, voel je je minder betrokken. Elke twee weken twee uur lang het project doornemen is meestal een impopulaire bezigheid.