Wat voor soort evenement je ook organiseert, elk evenement is uniek en kun je dus maar één keer tot een onvergetelijk succes maken. Een waterdicht draaiboek met checklists is daarbij onmisbaar.
Het draaiboek dient als leidraad en checklist tijdens het evenement. Het is je bijbel voor een feilloos verloop van het evenement. De moeilijkheid zit er echter in dat álle acties erin moeten staan, hoe klein ook. Want alleen dan kan het optimaal zijn dienst doen en fouten voorkomen.

Functies van een draaiboek

Het draaiboek vervult daarbij verschillende functies:

• Een draaiboek geeft voor iedereen duidelijkheid over wat, waar, door wie gedaan wordt.
• Het bevestigt nog eens de gemaakte afspraken, omdat alle afgesproken zaken (van tijdstippen van aankomst tot inrichtingsaspecten) nog eens in het draaiboek terugkomen bij het tijdstip waar het van toepassing is.
• Het geeft overzicht voor de eventmanager en floormanager/partymanager.
  Het heeft een back-upfunctie. Indien de eventmanager of floormanager onverhoopt niet bij het evenement kan zijn, is het relatief eenvoudig voor een derde persoon om taken over te nemen.
• Het draaiboek is een rustpunt. Als er zich een hectische situatie voordoet, kun je door stress de draad kwijtraken. Aan de hand van het draaiboek pak je deze dan snel weer op.

Dit zet je erin

Voor het draaiboek maak je een tabel met een aantal kolommen, waarbij de eerste kolom ‘tijd’ leidend is:

• Datum/tijd
• Locatie/zaal
• Actie (wat)
• Actienemer (wie)
• Bijzonderheden

Je maakt hierbij als het ware een backwardsplanning, waardoor je duidelijk inzicht krijgt wanneer je uiterlijk met een bepaalde actie moet beginnen om later niet in de problemen te komen.

Draaiboek bespreken en feedback

Maak circa twee weken voor aanvang van het evenement het conceptdraaiboek. Stuur dit rond aan alle betrokkenen en vraag hen of alles duidelijk en compleet is. Eventuele feedback kun je in het conceptdraaiboek verwerken. Daarna stuur je de definitieve versie rond.
Geef alle betrokkenen een kopie.

Kritieke taken

Het aantal taken waaruit het draaiboek is opgebouwd, is afhankelijk van het soort evenement, de omvang en complexiteit. Bepaalde taken kunnen zonder meer worden uitgevoerd, terwijl andere taken weer afhankelijk zijn van de voltooiing van eerdere taken. Dit zijn de zogeheten kritieke taken.

Voor de meeste onderdelen is het praktisch om in het draaiboek een halfuur voor te lopen op het programma: als het lunchbuffet om 13.00 uur wordt geopend, controleer dan om 12.30 uur de status van voorbereiding van de catering. Staan het serviesgoed, het glaswerk en de drankjes klaar? Branden de kaarsjes? Enzovoort. Als de band om 20.00 uur begint met optreden, neem dan in het draaiboek ook op: ‘19:30 uur band gereed voor optreden’ en om bijvoorbeeld 17:00 uur ‘aankomst band en opbouw, opvang en laatste instructies’. Wanneer er veel moet worden ingericht, is het handig een plattegrond in het draaiboek op te nemen. Zo kan iedereen in één oogopslag zien wat waar moet komen.

Neem telefoonnummers op

Neem de telefoonnummers op van:

• alle in- en externe organisatoren en contactpersonen
• leveranciers, entertainment, sprekers
• locatie(s), met het adres erbij en eventueel de routebeschrijving
• openbaar vervoer, taxicentrale en eventueel het vliegveld
• EHBO, arts en ziekenhuis
• politie en brandweer
• andere dienstverleners die ineens nodig kunnen zijn, zoals een evenementenverhuurbedrijf of een lokale leverancier van audiovisuele apparatuur

Blauwdruk

Onderlinge communicatie kan op deze manier snel plaatsvinden, zodat je waar nodig kunt bijsturen. Je hebt dan werkelijk alle benodigde informatie om het event in goede banen te leiden in één blauwdruk samengevat.